Mettre en place le support visuel de l’avancement du projet
Voici un rappel des éléments d’utilisation d’un « visual board » qui, selon moi, le rend efficace.
L’objectif principal d’un tableau d’avancement est d’apporter de l’information pour piloter la suite du projet. Il permet de récupérer des indicateurs. L’analyse de ces indicateurs définira les actions pertinentes à mener.
Pour cela, le tableau doit être le plus simple possible. La simplicité du tableau permet également de ne pas perdre de temps inutilement. Il doit être vivant, dynamique. Si le tableau n’avance pas, comment peut-il aider à l’avancement du projet ?
Alors, comment avoir un tableau dynamique et vivant ?
Le tableau permet de visualiser où on va (l’objectif) et ce qui a été fait (ce qui nourrir la motivation). Des éléments facilement déplaçables (par exemple des post-its) représentent des tâches suffisamment petites pour qu’elles soient réalisées d’une seule traite. Cela permet de démarrer facilement une tâche et de la clôturer rapidement. Là, ça avance …
Je différentie néanmoins deux types de tâches : Les tâches qui apportent immédiatement de la valeur et les tâches sans valeur immédiate. Ces dernières sont à faire, à ne pas accumuler. Je les visualise et les comptabilise pour en maîtriser l’importance. Elles représentent une charge de travail.
J’organise le tableau pour une période la plus courte possible (par exemple, une semaine). Cela donne des résultats plus rapidement. Cela permet également de se réadapter plus facilement à un contexte toujours évolutif. Les informations sont alors plus précises et pourront être lissées dans le temps.
En fin de période, je récupère, récolte les données. Quelle charge utile a été réalisée ? Quelle charge globale a été réalisée ? J’identifie les informations pertinentes. J’analyse les indicateurs. Je définis les actions pour la semaine suivante. J’avance … Je progresse …
Le tableau est utile.
